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現(xiàn)在企業(yè)幾乎每天都在使用企業(yè)郵箱進行企業(yè)之間貿易信息往來的傳輸，企業(yè)員工每個人都在操作企業(yè)郵箱，那么如何才是正確的使用企業(yè)郵箱?怎樣保證企業(yè)郵箱信息一直歸屬公司不被泄露呢?為大家具體介紹一下企業(yè)郵箱安全使用準則。

1、企業(yè)郵箱的收回或注銷

1.1、公司及所屬各子、分公司的人力資源部門應根據(jù)員工變動情況，隨時向信息化部提供人員變動名單。信息化部根據(jù)變動名單及時對郵箱進行維護管理(權限收回或者郵箱注銷)。

1.2、對因員工離職需要注銷的郵箱，由信息化部設定一個月過渡期。在過渡期中，信息化部重新設定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設定密碼。同時，設置郵箱自動回復功能，告知來信方該員工已離職，同時告知對方新的聯(lián)系郵箱。過渡期結束后，備份郵箱數(shù)據(jù)，注銷郵箱。

1.3、對因員工離職或調動，需要收回權限轉交其他員工管理的郵箱(如部門郵箱)，信息化部重新設定密碼，等到原部門指定人員接管郵箱后再重新設定密碼。

2、企業(yè)郵箱的使用規(guī)范

2.1、公司及各子、分公司所屬各部門、各員工必須采用公司企業(yè)郵箱進行與工作相關的內外交流。

2.2、只有部門郵箱是公司認可的對外發(fā)送正式的、具有法律效力的文字、圖片、影像、文檔等資料的有效郵箱。各部門必須指定專人管理部門郵箱。

2.3、公司宣傳資料、名片等對外發(fā)放的所有電子、文字材料，必須且只能使用企業(yè)郵箱。

2.4、企業(yè)郵箱的基本命名規(guī)則由信息化部制定，如有重名等情況，由系統(tǒng)管理員進行相應調整。

2.5、每位員工只能申請一個個人郵箱;每個部門由公司統(tǒng)一分配一個部門郵箱。

2.6、嚴禁使用企業(yè)郵箱收發(fā)各類違反國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度的內容。

2.7、嚴禁使用企業(yè)郵箱傳播不利于公司生產經(jīng)營的正常開展，不利于公司內部團結的言論和文件。

2.8、嚴禁使用企業(yè)郵箱傳播帶有病毒、惡意軟件的郵件內容。

2.9、嚴禁使用各種技術手段攻擊公司企業(yè)郵箱系統(tǒng)，或者對其他同事郵箱進行密碼破解等入侵行為。

2.10、禁止群發(fā)超大容量郵件。如因特殊原因有此需要，應事先與信息化部取得聯(lián)系，由信息化部協(xié)助解決。

2.11、為保護個人隱私，企業(yè)郵箱使用人不要使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個人隱私的各類文件內容。如果使用人由于使用企業(yè)郵箱收發(fā)涉及個人隱私的內容而導致個人隱私泄漏，公司不承擔任何法律責任。

2.12、員工必須定期接收郵件，凡屬公司業(yè)務往來的郵件，必須回復確認，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責任由員工自行承擔。

企業(yè)以上就是所有企業(yè)郵箱安全使用準則，我們只有正確認識到企業(yè)郵箱信息的安全性，正確歸檔的使用企業(yè)郵箱，制定規(guī)范的規(guī)章制度嚴格遵守就能防止企業(yè)信息的泄露了。