現(xiàn)在企業(yè)人才流動(dòng)性大，企業(yè)郵件涉及企業(yè)商業(yè)信息，怎么能讓員工在離職之后不帶走企業(yè)商業(yè)信息呢?外出辦公的企業(yè)員工在外面登錄企業(yè)郵箱，如果被別人利用泄露了公司信息怎么辦?怎樣保證企業(yè)郵箱信息的安全，接下來為大家介紹一下企業(yè)郵箱“出軌”的防止措施。
現(xiàn)在企業(yè)人才流動(dòng)性大，企業(yè)郵件涉及企業(yè)商業(yè)信息，怎么能讓員工在離職之后不帶走企業(yè)商業(yè)信息呢?外出辦公的企業(yè)員工在外面登錄企業(yè)郵箱，如果被別人利用泄露了公司信息怎么辦?怎樣保證企業(yè)郵箱信息的安全，接下來為大家介紹一下企業(yè)郵箱“出軌”的防止措施。
——公司員工在外出差或度假，可是任務(wù)很緊急，只好去網(wǎng)吧或借用別人電腦操作處理一下;
——公司員工離職，為了證明自己業(yè)績，或者為了挖一批客戶帶去新的下家，就通過U盤拷貝或通過郵件把一些案例、技術(shù)資料和客戶信息發(fā)送出去;
——公司員工在辦公時(shí)，通過設(shè)置POP郵件帳戶，引入外部郵箱，或者使用Outlook、Foxmail等客戶端軟件收發(fā)郵件時(shí)，容易導(dǎo)致竊密者乘虛而入;
——一些離職員工為泄憤，故意刪除公司重要數(shù)據(jù)。
1.出差或度假的員工完全可以選擇用手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)端登錄U-Mail的企業(yè)郵箱處理事務(wù)。而管理員則可以限定郵箱用戶必須在指定的IP、主機(jī)上登錄。
2.對(duì)于員工通過郵箱發(fā)送資料的，可以指定兩位部門負(fù)責(zé)人作為審核，通過設(shè)置關(guān)鍵詞，將含有敏感詞的郵件都統(tǒng)統(tǒng)發(fā)送到指定信箱，必須經(jīng)過審核后才能外發(fā)。
3.一些員工離職，可由另一些員工及時(shí)接手，這就需要把業(yè)務(wù)相關(guān)人員的郵箱都添加到一個(gè)郵件列表中，然后通過設(shè)置郵件頭翻譯功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一對(duì)外的郵箱。
4.可以在U-Mail郵件系統(tǒng)的管理后臺(tái)禁止用戶下載郵件或限制Outlook相關(guān)功能。
5.規(guī)定員工盡量辦公期間用內(nèi)部郵箱交流，而不是使用QQ等即時(shí)通訊工具。
6.為了防止郵件被刪除，在郵件發(fā)送之際便即時(shí)歸檔備份。
以上就是所有防止企業(yè)郵箱“出軌”的措施了，正確使用企業(yè)郵箱，能夠有效的保證郵件安全快速的傳輸?shù)耐瑫r(shí)，也能保證企業(yè)信息不被盜用或泄露。企業(yè)郵件時(shí)具有法律效應(yīng)的企業(yè)信息往來的憑據(jù)，合理使用企業(yè)郵箱能夠幫助企業(yè)無形中規(guī)避一些風(fēng)險(xiǎn)。
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